インバスケット

[昇格試験・幹部試験対策] インバスケットのコツ その1

会社の幹部試験を受けました。一日ずっと拘束されて立て続けに色々な試験をやるのでヘロヘロにつかれました。

そんな試験の中でインバスケット試験というものがあって、練習を事前に重ねておいたので比較的うまくいった気がしてます。そんなインバスケット試験の対策、コツをシェアします。

インバスケット試験の目的

私の会社では役員を除くと社員は一般社員と幹部試験と2つに分かれますが、その一般社員から幹部に上がるための試験となります。平たくいってしまうと課長とか役職につくためには幹部になる必要があるというものです。

とても古い会社なので年功序列が基本となっていて一般社員は数年おきにテストがあって徐々にあがっていきますが、幹部試験というのは推薦されたりたまたま部署で幹部が足りないので早く受けたり、逆に上がつまっていると適齢期なのになかなか受けさせてくれないという若干運ゲー的なところもあるものです。

前置きはさておき、その試験の一つに「インバスケットのケーススタディー」というのが2つほどやらされます。これがなかなかつらい試験で体力をかなりもっていかれます。

この記事を読んでいただいている時点で「インバスケットが何なの?」という方はあまりいらっしゃらないと思いますが、簡単にいうと、

  • 自分が部署・店舗のリーダーという設定があって、
  • 90分~120分の制限時間の中で、
  • 20件とか色々たまった案件をどう処理するか?
  • について優先順位をつけて一つずつ結論を出す

そんな試験ですね。詳しいことを知りたい人はご自身で調べて下さい。

「こんな試験は意味がない」「現実にはありえない」という感想をもつ人が大半で、私も最初はそう思っていたのですが、案外練習を重ねていくと「結構意味があるかもしれない」と思うようになりました。

ようするに、以下の点を評価されていると思っていいと思います。

インバスケット試験の意義

一つの仕事に集中できる環境は現実にはない。何か資料を作っていても電話がかかってきたり、会議の合間にやらなければなならいことが発生したり、とにかく色々な割込み仕事がたくさんあるのが現実。

そんな中でも冷静に自分の責任範囲の仕事をちゃんとこなす能力があるのか?ちゃんとした適格な判断を下すための素地を持ち合わせている人物か?ということを見られている。

設定としてはありえないケーススタディだと感じることは確かにありますが、似たような環境はビジネスの世界ではありえるので、トレーニングの一つと考えるしかありません。試験を受けない選択肢はないのですから、とにかくコツをつかんでさっさと終わらせるしかない試験と言えます。

インバスケット思考を体得するためのコツ

インバスケット関連の書籍はいろいろと出ていますので、何冊か読みましたが、正直ケーススタディーは本では対応が難しいです。Amazonなんかで調べてもらえるとわかりますが、この業界のレジェンド的な人なのか、鳥原 隆志さん、西山 真一さんという方の本しかありません。ニッチのセグメントを抑えている感じがすごくしますね。

私もこれらの本を数冊読んでみましたが、結論として言えることは、

実践に勝る練習なし。

これに尽きます。ではどうやって勉強したらいいか

インバスケット問題になれるための勉強ステップ

  • STEP1:インバスケット思考とは何かがわかる簡単な本を読む。(例えば「マンガでやさしくわかるインバスケット思考」など)
  • STEP2:どんなものか何となくわかったらもう少しhow toにフォーカスした本を一冊読んでみる
  • STEP3:実際にケーススタディをひたすらやってみる。

という流れが良いと思います。

この記事の最後に私が読んだ読んだ本をご紹介しておきます。タイミングによるでしょうけど、基本を押さえることが目的なので、メルカリなどを利用して安く購入することをお薦めします。

なお、STEP3のケーススタディをどこで入手するか?

これは過去問を先輩からもらったりすれば無料で手に入れることができる場合もあると思いますが、そういったことが難しければ有料で購入することをお薦めします

色々ネットで調べましたが、無料のケーススタディはほとんどありません。あったとしてもとても簡単で実践向きではないものばかりでした。とにかく練習をして慣れることが大切なので、本番並みの問題を何個か解くことが大切です。

問題も1度やって終わりではなく、最低3回~5回程度同じ問題を解くと「何となく見えてくる景色が変わってくるのを感じる」という瞬間が訪れます。毎回解いても自分の答えが変わってきますし、とにかく慣れるためには練習が必要です。

ケーススタディの入手方法

どこでケーススタディの問題買うのか?

私はインバスケット研究所(INBAS)というサイトから購入しました。このサイトでは、グレード別にインバスケットの教材が販売されているので、「主任リーダークラス、中間管理職、上級管理職」といったものから選べばよいと思います。

値段は一問1500-3000円程度ですが、ここで購入を渋っている場合ではなく4-5問程度購入してみることをお薦めします。受かれば年収は上がるわけですし、やることで自分のスキルもあがる自己投資につながるわけですから思い切って買ってみてください。損はしません。私は6問購入しました。

別にこのサイトでなくてもいいと思いますが色々見たうえで私が購入したのはこのサイトだったので紹介しておきます。

本を読んで基本を押さえたらあとはこのケーススタディで練習するわけですが、その時のコツはこんな感じです。

インバスケットの練習のコツ

インバスケットの練習をするときのコツ
  • 何回も解くのでコピーを必ずとっておく。そのうえで、
  • まず100-120分程度、邪魔されない時間を作る。
  • 問題のほか、筆記具と時計を机におく(実践のシミュレーションを兼ねる)
  • ストップウォッチで時間をはかって開始。
  • ひたすら解く。時間が来たら終わる。本番はいつもより焦ったり、書き直したりする可能性が高いので終了時間を少し早めに設定しておく(100分の試験なら80分で終わらせる訓練をする)
  • 解き終わったら解説や回答をみながら自分と違っていたところなどを振り返る(30分程度)
  • 「絶対的な回答がない」というのがインバスケットの試験なので、「合っていたかどうか?」というのは「判断基準があっていたか?」ということの確認であって、正解かどうかはあまり気にしないこと。
  • 案件に優先順位をつけますが、「その順位が多少違っていてもOKとする」というのが良いと思います。

インバスケット問題で悩む点と捉え方

練習をしていくととにかく悩む点が色々と出てくると思います。私もたくさんの点を悩みましたが以下のように解釈をして自分を落ちつかせるようにしました。結果的に試験もスムーズにできたので参考になればと思います。

時間が足りない、焦る

とにかく焦りますよね。私も最初練習した時は時間が足りず焦りました。

本番も対策をしたのにも関わらずどうしても普段とは違う環境なのでドキドキしましたし、文書を読んでいるのに「実は目だけ追っていて内容が頭に入ってこない」といったこともあって結構時間がギリギリになりました。

上記に書いたように、100分のテストなら80分で終わるように練習をしていても本番では実際ギリギリまでかかることがあるので、やはり練習を数多くこなす中で本番よりも短い時間でクリアすることをまず考えるべきだと思います。

あとは以下に出てくる点をおさえると、自然と時短になって作業が少なく済むので時間に余裕が生まれてくるのであわせて考えてみて下さい。

字が汚い、書くのが遅い

きれいに早く字を書ける人には無縁の悩みだと思いますが、私は早いは早いですが、字がとてつもなく汚い・・・。人も読めないし時に自分でも読めない字もたくさんあります。

結局インバスケット試験は20~25件ほどあるタスクをそれぞれどう処理するか?を手書きで書くわけですので、字を書く必要があります。

なるべく丁寧に書くということしか言えませんが、もう一つあるとすれば「完結に書く練習をする」ということです。文書が長くなればなるほど汚い字を読むのは読み手が苦痛を感じます。

答えを書くときに、とにかく短い言葉で書くことをお薦めします。

例えば、

「上司であるA部長には報告する必要があるのでXXの件についてYさんから報告をいれるようにお願いをする」

と書くよりも

「Yさんへ>A部長への報告を依頼(上司への共有、有事の準備)」

と書いた方が圧倒的に文字数が少なく済みます。評価する人に内容が伝われば良いのです。

あといえることは「空欄はNG」

案件を処理しきれず、処理できていないタスクがあるだけでマイナスをくらいます。

一言でもいいのですべての問題に解答することが重要です。1つの案件にたくさんやることを書いて他の問題が空欄では良い点数はとれません。

「空欄を残さず、全部の案件に答えて、各案件に複数の視点や対策が書かれている」というのが理想です。

大変そうでウンザリするかもしれませんが、練習しておけば慣れます。

絶対に書けるようになるので、ぜひ問題をドンドン解いてみてください。

優先順位が全然合わない

これは私が最後までつまずいたところです。

インバスケットの問題では20-22件の案件に優先順位をつける問題が多いです。1から22まですべて順番通りに優先順位をつける問題もあれば、A、B、Cと3つくらいに優先順位を分ける問題もあります。A,B,Cとわける方が簡単なので順番をすべて並べる方に慣れておいた方が、どっちのパターンで本番の問題がくるにせよ対応できるのでおススメです。

実際の優先順位の付け方についてはこの記事の最後の章で説明をしますので、ここでは大まかなポイントだけお伝えします。

まず、試験が始まったら、最初に20分程度で全案件を読むことをお薦めします。中には全部最初から進めて1回で済ませる人もいますが、私はこの方法がベストだと思います。

その20案件で読んでいる時に、自分の机の前に「A:重要で緊急」、「B:重要」、「C:重要ではない」という形で1件ずつカタマリに分けていきます。ようするに大まかにその案件の重要性を分けるようにします。その際にそのカタマリの中でも何となく優先順を付けてください。「優先順位が高いものを上、優先順位が低いものを下」といった感じです。

そうしたら次は1件ずつじっくり読み始める前に、3つのカタマリをもう一度見返してください。「やっぱりこっちの方が上かな」といったことを思うこともあると思いますので一度自分が作った3つの山の中での優先順位を考えなおす時間を5-10分程度もつことをお薦めします。

ここまでできれば、3つの山を合体させれば優先順位の完成です。この方法は自分で考え付いたもので、3つの山にわけることで大まかな優先順位を作ることで、それぞれの中での優先順位がつけやすくなるというメリットがあります。

ここまでくれば残った時間がだいたい60分とか80分くらいあるはずなので、その中で優先順位を付けた上のものから、回答を書いていくという流れが良いと思います。

本番での優先順位のつけかたのまとめ
  • まず20分程度で全部の案件を読む(時間をかけすぎない)
  • 読んでいる間に3つの山に案件を分ける(緊急で重要、重要、重要ではない)
  • その3つの山の中でも上の方に優先順位が高いものを置いて低いものを下に置くことを意識する。
  • 5-10分程度で3つの山を点検する。それぞれの山の中での優先順位をつけなおす。
  • 最後に3つの山を合体させれば優先順位が完成。
  • 上に一番重要な案件が来ていると思うので、それから回答を書いていく。

どれくらい回答を書いたらいいかわからない

これも大きな悩みの一つです。

インバスケットの回答では、上司や他部署への共有、その案件担当者への配慮、意思決定の理由、他の案件との関連性など対策をたくさん考え付くと点数は上がっていくシステムです。

ですが、冒頭に記載したようにあまりに1つの案件にたくさん書いていては時間が足りなくなります。

私は目安として1案件2-3つ書くようにしました。

対策をたくさん出そうと思えば出せますが、全部終わらないリスクも一方でわるわけですので必ず終わるためにも2,3つにとどめておいた方が良いと思います。

ただし優先度が高い案件については、他の案件との関連性も見られますし、広い視野で自分の立場を理解したうえで処理しているかということを見られるので多めに書くことも意識しました。

一方で優先度が低い案件も「保留、後で処理」とだけ書いても最悪1つはかけているわけなので良いですがそれでは不十分です。何故そうなのか、他の処理の方法は考えられなかったのか?といった突っ込みを受けますので、優先順位が低いものについてももう少し書けることが理想です。

ですので、1つの文書は完結に書くことを意識したうえで複数の視点を盛り込んでいくつかかけていることが理想です。

「どういった視点を盛り込むのか?」については最後の優先順位付けのところにもヒントを書いておきます。

本番のインバスケット試験のコツ

次に本番のコツです。優先順位付けについては練習をどうやるか?というところにちょっと書きましたが、ここでは全般的なコツを少しシェアします。

スケジュールと組織図は手元においておく。

たくさんの案件を処理するときの判断軸としてスケジュールは重要です。それぞれタスクがいつまで締め切りなのか?それは重要な締め切りなのか?ということを考える上で、スケジュール表は重要になります。

問題によってはスケジュール表が入っていない問題もあります。その場合は白紙の紙か問題集の端っこに箇条書きでいいので、大切な時間は把握できりょうにしておくとよいと思います。正確なスケジュール表を作る必要はありませんし、そんな時間はないはずなので納期感が大切な重要案件は特にスケジュール表を見るようにした方がよいと思います。

また、組織表はかなり重要です。

結局インバスケットでは「自分の立場をわきまえて意思決定しているか?」ということを見られています。

例えば自分が課長であれば、課長の権限を越えた意思決定はできないはずです。「隣の部の部長に対して直接ものをいっていいのか?」ということを考えると、「まずは自分の上司に説明をして筋を通してからとなりの部署に話しにいく」ということが求められます。

「めんどくせー」とか「実際は直で話にいって問題ない」ということだと思いますが、これは好き嫌いの問題でありません。ただの試験対策です。マネージャーとして「上司に対してちゃんと報告しているか?」ということが見られるわけなので、そこは本音は殺して試験に受かる回答をしておいた方が無難です。

こういったことを考えると「自分はどのポジションの人か?」ということを意識するためにも組織図は必須です。何度も確認することを考えると、手元に常に置いておく方が無難です。

※なお、組織図があると答えを2つ書くことが容易になります。どういうことかというと「AさんにXXするよう指示」と書いた一方で、「その指示をしたことをB部長にも一報入れておく」と2つ目の回答を自動的に作ることができます。こう書けば、ちゃんと上司にも報告しているとみられるはずです。

まずざっと全部に目を通して優先順位をつけて順番に解いていく

これは詳細は既に前述していますので割愛しますが、1回ざっと読んで、優先順位を付けた上でそれぞれの問題に入っていくことが良いと思います。

60分問題であれば10-15分程度、90-100分問題では15-20分程度が目安です。それぞれの案件を読み込んでいると時間がないので、最初の20分でやるということを決めて詳細は読み飛ばしながらやることがコツだと思います。

緊急度と重要度では重要度の方を重視

これはいつも悩む点ですが、インバスケットの公式の情報でも「緊急度よりも重要度が優先」とされています。

もちろん、重要かつ緊急の優先度が高いわけですが、緊急だけど重要じゃない、重要だけど緊急じゃないという2つで迷う場合は重要だけど緊急じゃないという方を優先する意識を持った方が良いと思います。

「意識」を持った方が良いと書いたのには理由があって、「緊急度」を優先する場合もあるということです。

もし答え合わせをしていて、自分としては緊急度が高いけど重要じゃないとしたものが、実は優先度が高いという模範解答があったとしたら「重要度のポイントを自分が見逃している」という可能性を考えてみると良いかもしれません。

自分では重要じゃないと思ったことが、そのストーリーの主人公の立場では重要だということです。自分の基準、自分の職場は捨ててなり切ってケーススタディをやってみると、その主人公にとっての優先順位は見えてくると思います。

とにかく同じ問題も何回も解いてみることで見える景色が変わってくることを体験していただきたいと思っています。私もたくさんこなしていく中でも毎回答えや優先順が変わっていました。

これは答えを知っているからということではなく、判断の基準が変わったことを意味していますので、とにかく練習あるのみです。

悩みすぎないで決断する

とにかく時間が足りなくなるのがこの試験の性質なので、悩みすぎるとワナにはまります。

例えば会社の業績や数字の資料がたくさん出ていたりするとその分析を始めてしまって他の案件に移れない場合があります。

そんなときは「ようするに何が言えるのか?」ということを意識して大局的にとらえることを意識しましょう。その細かい数字の表も「ようするに業績がいいのか、悪いのか、どこが問題っぽいのか」といったことさえわかればいいと考えて自分なりに「ようするに」を持てれば次に移った方が得策です。

また、あまり重要ではないのは「条件付き一任」で時間をカットするのも有効です。優先順位が低い問題は「基本的に承認、ただし事前にXXを確認すること」といった形で答えを書いてとりあえず重要な案件に集中するのも手です。

全部に丁寧に答えていては時間がかかってしょうがないので、割り切りも重要だということです。

インバスケットの優先順位付けのコツ

では最後に優先順位の付け方について少しふれておきたいと思います。

この記事の最初の方で「大枠で3つの山を作って、その中で優先順位を作ると楽」ということを書きました。まずはこの3つの大枠での優先順位を作った上でその中で優先順位を見直すと効率的に優先順位を作ることができます。

大枠で3つのカタマリを作るときの判断基準

A:重要かつ緊急

・即時対応しないと被害が拡大する案件(漏えい、誤発注、人命)

・社外からのクレーム

・全社的な問題

B:重要

・自部署の運営に影響があるもの(競合進出、売上変化、将来的な懸念)

・人事系(パワハラ、悪い噂リーク、相談、研修、労働基準法)

・上席からの連絡

C:その他

・ただの愚痴

・問題なさそうで任せられそうな懇親会や会合など

・あとで対応できるお礼状など

※上記のAとB以外は全部その他にしましょう。

※何かほかに重要な案件があってそれに関係する場合でも、この案件単体では優先度が低いものは低い方にした方がよいです。関連性は示した方が良いですが、この案件単体としては「対策する必要があまりない」といったものは情報としては貴重でも案件処理の観点では重要ではありません。

回答の書き方のコツ

回答についてはシンプルに書いた方が良いということを書きましたがどういった内容を書くのか?ということについて少しヒントを書きます。

判断として書くこと

以下すべてを抑えるのは難しいかもしれませんが少なくとも重要な案件についてはこの中から複数のことが書けていると高得点につながると思います。

  • 意思決定(承認、条件付き承認、否決、保留、一任)。
  • 延期という判断を書く場合は納期も。
  • 具体的な指示(内容、納期、どのように)
  • 上位者としての意思決定をすること(会社全体を考える:他部署支援など)
  • 配慮性(部下の努力、上司への共有)
  • 情報収集、情報発信
  • 階層、報告ルートの確認
  • 自分で処理するか、誰かに任せるか

意識していると思われるための書き方

次にどういったことを意識して書いているか?ということが見られる点についてシェアします。

「理由も書くこと」ということを求められる場合がありますが、以下についてはその理由にもなるので参考になれば幸いです。

  • 部下や周りの人を使って最大の成果を上げること
  • リスクをチャンスにするマインドをもっているか
  • ルールを変えることも検討(顧客志向)
  • 問題を分解して処理しているか
  • 気配り、モチベーションへのケアができているか
  • 悪いヤツがいても資質ではなく、行動や仕組みで対処できているか

幹部試験や昇格試験で一つ上のポジションを目指すわけですから、自分一人で処理をするのではなく周りをうまく使って、全体的な視点をもって処理にあたっているのかということを見られるので、上記のようなポイントを抑えた表現が大切になります。

参考書籍

以上簡単にインバスケット試験のコツについて書いてみました。

たくさん対策をして本番も何とかうまくいったので忘れないうちに書いておこうと思って書きました。二度とやりたくないという思いはなく、結構やっていると現実に応用できる部分もあると感じることができた身になる試験でした。問題は購入して解いてみることをお薦めします。問題によって回答の方法が若干違うのでいくつかやると「あのパターンね」ということを思い出せます。これは何も対策をしていない人と雲泥の差が出ると思います。

皆さんも頑張って乗り切ってください。

最後に参考にした本を少しご紹介しておきます。

[問題集の購入場所]

インバスケット研究所(INBAS) →URL

[超簡単] ※最初にどんなもんかわかる

[概要をつかめる] ※超簡単な本を読んだあと、問題集を説く前に読む